SignNow: Sign & Fill PDF Docs

Analyse av Appwesome

For meg er det nyttig å vurdere en signeringsapp ut fra mer enn hvor raskt jeg kan tegne en signatur på skjermen. Det avgjørende er om dokumentet er klart når jeg trenger det, om jeg kan fylle ut de riktige feltene på en liten skjerm, og om jeg får sendt det videre uten å miste oversikten. SignNow er en produktivitetsapp fra SignNow for nettopp denne typen dokumentarbeid. Den kan passe godt når papirarbeid dukker opp uventet, men opplevelsen er også avhengig av hvordan dokumentet kommer inn og hvor stabil forbindelsen er.

Når forbindelsen blir en del av arbeidsflyten

Det er lett å tenke på signering som en helt lokal oppgave: åpne en PDF, skrive under og lagre. I praksis går arbeidet ofte mellom flere steder, som e-post, en skylagringstjeneste og den som venter på det ferdige dokumentet. Da merkes nettforbindelsen særlig når du skal hente en fil fra en nettbasert kilde eller sende den videre. Jeg ville derfor åpnet dokumentet og kontrollert at det er riktig før jeg setter av tid til å fylle ut alt, spesielt hvis jeg sitter på et svakt offentlig nett.

Et nyttig grep er å skille mellom selve utfyllingen og overleveringen. Først kan jeg kontrollere navn, datoer og signaturfelt, og deretter bruke et øyeblikk på å forsikre meg om at dokumentet faktisk er sendt til riktig mottaker. Når en oppgave haster, er det fort gjort å tolke en trykk på send som bevis på at alt er ferdig. Jeg foretrekker å vente på en tydelig bekreftelse i appen eller den aktuelle tjenesten før jeg lukker arbeidsflyten.

Mobilbruk som passer bestemte dokumenter

På telefon fungerer signering best for dokumenter der feltene er tydelige og antallet sider er håndterlig. Et samtykke, et enkelt skjema eller en kort godkjenning er typiske oppgaver jeg gjerne ville gjort mens jeg er på farten. Med fingeren eller en stylus kan jeg plassere signaturen og justere størrelsen, men på en liten skjerm er det fortsatt nødvendig å zoome og kontrollere plasseringen. En signatur som ser riktig ut i redigeringsvisningen, bør også sjekkes i dokumentet som helhet før det sendes.

For en lang kontrakt eller et skjema med tett tekst ville jeg heller brukt en større skjerm til gjennomlesingen. Det handler ikke bare om komfort: når det er mange felt eller vilkår, blir det lettere å hoppe over en linje på mobilen. Appen kan være et praktisk verktøy for den siste signaturen, uten at telefonen dermed er det beste stedet å vurdere hele dokumentet. Jeg ser den som et supplement til grundig gjennomgang, ikke som en grunn til å signere raskere enn jeg ellers ville gjort.

Hvis noe stopper opp

Dokumentarbeid kan bli avbrutt av alt fra en ustabil forbindelse til en fil som åpner seg annerledes enn forventet. Da er det klokt å kontrollere om endringene er bevart før du begynner på nytt. Jeg ville også beholdt originalfilen til jeg hadde kontrollert den ferdige kopien, særlig hvis flere personer skal signere eller godkjenne samme dokument. Det er en enkel vane som reduserer risikoen for at en feilplassert signatur eller en manglende dato blir oversett.

Hvis en fil ikke oppfører seg som den skal, bør jeg først sjekke om jeg har åpnet riktig versjon, og om dokumentet faktisk er en PDF jeg kan arbeide med. Deretter kan jeg forsøke å hente filen på nytt når forbindelsen er bedre. Ved gjentatte problemer er hjelpesenteret et naturlig sted å lete etter veiledning; jeg ville samtidig beskrevet feilen konkret dersom jeg tok kontakt med kundestøtte. «Filen åpner ikke» gir mindre å arbeide med enn å forklare hvor i prosessen problemet oppstår.

Hva jeg ville tenkt på før jeg sender sensitive filer

Dokumenter med personopplysninger eller økonomiske vilkår fortjener litt ekstra omtanke. Jeg ville brukt en nettforbindelse jeg stoler på, kontrollert mottakerens adresse nøye og unngått å sende en fil videre før jeg hadde sett over den ferdige versjonen. Sikkerhetsverktøy kan være nyttige, men de erstatter ikke gode rutiner. Appen beskrives med kryptering og mulighet for passordbeskyttelse; jeg ville likevel undersøkt hvordan beskyttelsen passer med mottakerens måte å åpne dokumentet på, slik at et passord ikke gjør en tidskritisk signering vanskeligere.

Det er også verdt å tenke på hvor mange kopier av et dokument du lager. Når en PDF flyttes mellom e-post, lagring og signeringsverktøy, kan det bli uklart hvilken fil som er den endelige. Jeg ville gitt den ferdige kopien et tydelig filnavn og beholdt en enkel oversikt over hvem som skal motta den. Dette er særlig nyttig i små arbeidsgrupper, der flere kan ha hver sin versjon av samme skjema.

Passer best for raske, avgrensede oppgaver

En realistisk situasjon er at en utleier sender et kort skjema mens jeg er på vei hjem, og trenger det signert samme dag. Jeg kan åpne PDF-en, fylle inn dato og andre synlige felt, plassere signaturen, kontrollere sidene og sende den tilbake uten å vente til jeg kommer til en datamaskin. Hvis dokumentet har flere signatursteder, hjelper det å gå gjennom det side for side i stedet for å anta at den første signaturen var den eneste som trengtes.

For slike oppgaver er appen mer direkte enn å skrive ut dokumentet, signere det for hånd og skanne det inn igjen. Sammenlignet med en vanlig PDF-leser er fordelen at signering og utfylling står i sentrum, mens en generell skanneapp passer bedre når utgangspunktet er papir. En innebygd signaturfunksjon i en annen dokumentapp kan være nok hvis du allerede arbeider der og bare trenger én enkel underskrift. Jeg ville valgt SignNow når den gjentatte oppgaven er å ferdigstille og sende PDF-skjemaer, ikke bare å lese dem.

Hvem bør velge en annen løsning?

Hvis du sjelden signerer dokumenter, kan en separat app være mer enn du trenger; den vanlige PDF-funksjonen på telefonen kan være tilstrekkelig for en sporadisk underskrift. Det samme gjelder hvis arbeidet ditt hovedsakelig består av lange dokumenter som krever nøye sammenligning, kommentarer eller omfattende redigering. Da kan en løsning på datamaskin gi bedre oversikt, mens SignNow på mobilen fungerer som et praktisk tillegg når et dokument bare trenger en siste gjennomgang og signatur.

Den passer heller ikke automatisk for alle arbeidsrutiner bare fordi den kan håndtere flere signaturer i ett dokument. Hvis flere personer må signere i en bestemt rekkefølge, eller virksomheten har faste krav til arkivering og godkjenning, bør du kontrollere at arbeidsflyten dekker disse behovene før du tar den i bruk. Jeg ville prøvd med et ufarlig dokument først, slik at jeg forstår hvordan felter, mottakere og ferdig fil håndteres før jeg legger viktige papirer inn i rutinen.

Enkelhet og brukervennlighet

La oss starte med grensesnittet. Fra første øyeblikk du åpner SignNow, merker du hvor intuitiv appen er. Layouten er ren og minimalistisk, noe som gjør det enkelt for hvem som helst å navigere, selv for de som ikke er så teknologikyndige. Du blir møtt med en oversiktlig meny hvor du kan velge å laste opp dokumenter direkte fra enheten din, skytjenester eller til og med fra e-post. Enkelt og greit!

Funksjoner som imponerer

Hva med funksjonene? Vel, SignNow skuffer ikke. Fra det øyeblikket du laster opp et dokument, har du flere verktøy til rådighet. Du kan signere ved å bruke fingeren eller en stylus, og appen gir deg mulighet til å justere størrelse og plassering av signaturen din. Det er også mulighet til å legge til tekst, datoer og til og med initialer. Det som virkelig skiller denne appen ut, er dens evne til å håndtere flere signaturer i ett dokument. Dette kan være en livredder hvis du jobber med team eller trenger flere godkjenninger.

Sikkerhet og pålitelighet

Når det gjelder sikkerhet, vet vi at dette er en topp prioritet for de fleste. Heldigvis tar SignNow dette på alvor. Appen benytter seg av avansert kryptering for å sikre at dokumentene dine er trygge. I tillegg gir den deg muligheten til å passordbeskytte dine dokumenter, noe som er en ekstra sikkerhetsforanstaltning som mange vil sette pris på.

Enkel integrasjon

En annen stor fordel med SignNow er dens evne til å integrere med andre applikasjoner. Enten du bruker Google Drive, Dropbox, eller en annen skybasert tjeneste, er det enkelt å koble den til SignNow for en sømløs opplevelse. Dette er spesielt nyttig for de som ofte jobber med dokumenter på flere plattformer og trenger en effektiv måte å holde alt organisert på.

Kundeservice og støtte

Vi kan ikke glemme å nevne kundeservicen. Hvis du noen gang skulle støte på problemer eller har spørsmål, har SignNow et responsivt kundeserviceteam som er klare til å hjelpe. De har også et omfattende hjelpesenter online med artikler og veiledninger som dekker de fleste spørsmålene du måtte ha.

Alt i alt, hvis du er ute etter en pålitelig og brukervennlig løsning for å signere og fylle ut PDF-dokumenter, er SignNow absolutt verdt å sjekke ut. Med sin enkle navigasjon, sterke sikkerhetstiltak, og omfattende funksjoner, gir denne appen en problemfri opplevelse som gjør digital signering til en lek.

Pris, forventninger og min vurdering

Appen er gratis å laste ned, men har kjøp i appen, med priser fra rundt 225 kroner til rundt 3 349 kroner ved fakturering via Play. Jeg ville derfor skilt mellom å prøve en enkel signering og å bygge en fast arbeidsrutine rundt tjenesten: sjekk hva som inngår i planen du vurderer før du baserer viktige prosesser på den. For sporadisk bruk er det særlig viktig å forstå om de funksjonene du faktisk trenger, passer til kostnaden.

SignNow har en gjennomsnittlig vurdering på rundt 3,2 stjerner basert på omtrent 11 000 vurderinger, og appen har blitt installert over 5 millioner ganger. Tallene peker på en løsning mange har prøvd, men de forteller ikke om den passer akkurat til dine dokumenter. Den har PEGI 3-merking, kom ut 11. juni 2012, og den nåværende versjonen er 9.23.1. Android-enheten må kjøre minst versjon 8.1.

Min anbefaling er å tenke på den som et verktøy for å få konkrete PDF-oppgaver unna på mobilen, ikke som en erstatning for all dokumentbehandling. Den er mest interessant for deg som ofte må legge til signaturer, datoer eller tekst og sende dokumenter videre, gjerne fra ulike kilder. Hvis forbindelsen er ustabil, er det lurt å planlegge uthenting og innsending når du har bedre dekning, og alltid kontrollere sluttfilen før du regner saken som avsluttet. Med den forventningen synes jeg den kan være praktisk; for grundig lesing, sjelden bruk eller strenge interne godkjenningsrutiner kan et annet verktøy passe bedre.